Några ord om [att ta fram] en strategi

Jag ser en ”traditionell” strategiprocess ungefär såhär:

1. nulägesanalys (hur ser saker och ting ut i företaget idag)
2. omvärldsanalys (hur ser verksamhetsmiljön ut, hur kan vi förvänta oss att den ändrar (trender))
3. värderingar (hur värdesätter vi vad som styr företagets utveckling; i en skola kan man t ex värdesätta ekonomi i utbildningarna vs arbetslivets behov)
4. mission (vad är det företaget finns till för)
5. vision (gemensam bild av målsättningen, hit skall vi sträva)
6. strategi (beskrivning av hur vi når vår vision)

Jag tror att det i början av alla strategiprocesser är viktigt att göra en grundlig nulägesanalys från så många synvinklar som möjligt. Även om ledningen skulle ha en ganska klar bild av vart man vill styra utvecklingen är det i steg ett som alla vill (och bör) ge sin syn på saken. Till den finska företagskulturen hör dock inte att (villa eller våga?) ge input på ledande av företaget om man inte explicit blir ombedd att göra det (också för mig var det en liten tröskel att skriva detta, även om Lena har bett om input).

Som en del av nulägesanalysen vill jag beskriva hur verksamheten fungerar och styrs på "min" enhet. Jag ser ”vår” verksamhet som ett antal processer av vilka utbildning & undervisning är den viktigaste. Den dagliga verksamheten styrs av fem arbetsgrupper som sammanträder med en dynamisk sammansättning utgående från ärendets art. Årsplaneringen baseras på en utvärdering (förverkligade åtgärder och uppnådda resultat). Min [enhets] input till strategidiskussionen, kring vilka jag bygger upp denna långa mail är verksamhetsplanen och –berättelsen:

http://brusaby.blogspot.com/2013/06/vision-2014-och-nagra-ord-om-att-na-dit.html

http://brusaby.blogspot.com/2013/06/resultat-i-brusby-fran-lasaret-2012-13.html

Om man definierar ”pedagogisk strategi” som ”ledande av vardagen” tycker jag tycker vi har en fungerande pedagogisk strategi på vår enhet. På andra enheter är de pedagogiska strategierna säkert annorlunda än vår. Bättre, sämre, det är inte min sak att avgöra, men i ett strategiarbete på företagsnivå borde de olika modellerna för ledande av vardagen beaktas. Kanske skall strategierna vara olika på olika enheter, säkert finns det processer som kan göras effektivare och bättre på alla enheter. Eftersom man så ofta lägger likamedstecken mellan strategiprocess och förändring i vardagen (”förändring är av ondo”) är det väldigt viktigt att alla får beskriva sin egen vardag – och det är den beskrivningen ledningen explicit måste be om. Eller är det kanske så att det är vi på enheterna som inte tagit ner strategiarbetet på process- och individnivå?

I tidigare strategiarbeten finns företagets värderingar, mission och vision definierade, av vilka värderingar och mission knappast ändrat speciellt mycket. Däremot finns det säkert anledning att tillsammans se över visionen: är detta allas vår målsättning vi tillsammans arbetar för att uppnå? Med vilket tidsperspektiv i så fall?

För en bra strategiprocess krävs också en diskussion där alla kommer med sin syn på nuläget och vart man strävar just inom ramen för sin egen verksamhet. För en bra diskussion behövs ett forum där man kan komma med inlägg och debattera. Då alla är överens om visionen - och egentligen först då - är det dags att skriva ner strategin: hur skall vi nå visionen? Om allt det förberedande arbetet är bra gjort är det ”bara att skriva ner” hur man skall gå till väga för att komma dit man strävar.

Vision 2014 och några ord om att nå dit

Jag har tidigare beskrivit resultaten av fjolårets arbete och det är vad jag nu har i backspegeln då jag tittar framåt mot året som skall komma. Då vi igen samlas för planeringsveckan i juni 2014, hoppas jag vi kan blicka tillbaka på året som varit med följande tankar:

Var och en av oss som arbetar i Brusaby har tagit ansvar för sitt eget arbete. Att ta ansvar för det egna arbetet betyder förstås att man utför de uppgifter som hör till ens ansvarsområde, så gott man kan och inom utsatt tidtabell. Till ansvarstagandet hör också att hjälpa till med uppgifter utanför det egna ansvarsområdet, att vara en del av kollegiet. Ytterligare är min strävan att arbetsmiljön i Brusaby skulle uppmuntra till att framföra åsikter, idéer och förslag.

På denna punkt vill jag också använda mig själv som spegel; jag har kommit till Brusaby för inte så länge sedan, från en arbetskultur med andra rutiner. Jag är "utvecklingstypen" och agerar därefter. Nu är också de flesta medvetna om att en [av mig] framkastad tanke inte är ett beslut om åtgärd, utan en framkastad tanke om vilken man får vara av annan åsikt. Men precis som man har rätt att vara av annan åsikt har man också en skyldighet att framföra sin åsikt då den frågas efter, inte efter att beslutet är gjort eller verkställt.

Brusaby är på väg mot två, kalla det "kompetenscentra". Dels har vi djurutbildningarna, både på ungdoms- och vuxensidan, med olika inriktningar, smådjursklinik och assistenthundsskolningen. Men inte nog med det, djurkunnandet syns också på häst- och produktionsdjurssidan, liksom det finns en koppling till jakthundar inom skogs- och viltmästarutbildningen. Likaså har vi ett "ViGu" - kompetenscenter under uppsegling, där olika färdigheter som berör att ta sig fram för egen maskin i terräng står i focus.

Kännetecknande för Brusabys kompetenscentra är samarbetet över linjerna och mellan olika utbildningsformer där vi verkligen kan ge ett mervärde och en kompetensökning åt våra studerande. Brusaby har ett brett och bra kontaktnät till branscherna som fungerar båda vägarna.

Vi har också startat och står i beråd att starta nya utbildningar; bland ungdomsutbildningarna har vi en ny utbildning som bättre beaktar studerandes specialbehov och ett nytt natur och miljö - inriktat utbildningsprogram. Vuxenutbildningarna erbjuder praktiskt inriktad spetskompetens i en dynamisk sammansättning. Vi har en beredskap att erbjuda vilken som helst utbildning inom naturbruksområdet enligt efterfrågan - utan att vara bundna av det geografiska läget för var utbildningen ges.

Planeringen och förverkligandet av utbildningarna baseras på verkliga uppgifter om intresse och behov, liksom vi analyserar och använder fakta vi får från alla de utvärderingar vi gör. Det finns en god praxis för planering och schemaläggning. Lärare digitaliserar sitt undervisningsmaterial och gör det tillgängligt för studerande så att varken tid eller plats utgör en begränsning för att komma åt och arbeta med materialet.

Brusaby enhetens verksamhet är klart strukturerad och rutinen för intern kommunikation och beslutsfattande följs. Arbetsgruppernas möten har utvecklats från en "beslutskultur" till en "diskussionskultur" som bjuder in alla att delta och föra fram åsikter. Verktygen för information och kommunikation (händelsekalender och -info, info-TV och axxell.fi, liksom Primus/ Kurre/ Wilma) kopplar med varann och levererar budskap med samma innehåll.

De utrymmen vi har i Brusaby är ändamålsenligt disponerade och lämpade för den undervisning som ges. Internatet fungerar bra genom att det finns mer (person-) resurser för fritidsverksamheten och ingen störande trafik förekommer på skolområdet nattetid. Systemet för skötsel och underhåll av fastigheterna fungerar så bra det är möjligt med de resurser som står till buds.

På Brusaby gård finns en vilja att lära sig nya saker. Vi i personalen fortbildar också oss själva på gården. Det finns ett bra samarbete mellan "skola" och "gård" - båda upplever sig vara en del av Axxell.

Om allt detta är verklighet i juni 2014, det beror på dig och mig!

Resultat i Brusaby från läsåret 2012-13

Alldeles för ofta skyndar vi vidare utan att utvärdera och ta lärdom av det som varit. Samtidigt har många gjort ett gott och resultatrikt arbete som kanske kunde implementeras i andra verksamheter. I höstas bad jag om korta verksamhetsrapporter över våra verksamheter samtidigt som jag nu blickar tillbaka på planeringsveckan 2012. Vilka målsättningar och strävanden slog vi fast då och vilka har vi förverkligat under det senaste året? Vilka resultat har vi nått med vårt arbete och är det något vi bör ändra på?

Här ett plock bland åtgärder och lite reflektion över uppnådda resultat:

Utbildning, information och administration

• Totalt 62 nya studerande antogs till läroplansbaserade studier för grundexamen i Brusaby för läsåret 2012-13. På dimissionen i maj 2013 fick 34 ungdomsstuderande sin examen. 
• För olika vuxenutbildningar var 320 studerande inskrivna. Inom ramen Folkhögskolan Axxell pågick två långa utbildningar med totalt 20 studerande.Totalt sett har studerandeantalet varit på uppgång.

Studerandeantal 2010-2013 i Axxell Brusaby

• Primus, Wilma och Kurre är verktyg som vi har tagit i bruk "på riktigt" under året. Databasen och programmen hjälper oss alla (studerande, lärare, övrig personal och vårdnadshavare) att hålla oss a jour med prestationer och agenda samt är utmärkta verktyg för kommunikation.
• Vi har uppdaterade timfiler som ger en bild av utbildningarnas resursbehov och lärarnas arbetsbörda.
• Vi har läroplaner och scheman, förutom för våra hela utbildningar, också för kombi andra vägen och "högge".
• Gården har använts mer än tidigare i undervisningssyfte; djurstuderande har varit mycket i ladugården och lantstuderande har deltagit i gårdsarbeten. Lärare har tagit ansvar för handledning av studerande också i gårdsarbeten. Lantlinjen följer upp och dokumenterar vem av studerande som deltar i vilka gårdsarbeten.
• Vi har skrivit och skickat in (till CA) läroplaner som utgör en stomme för alla våra vuxenutbildningar.
• Vuxenutbildningarna har tagit i bruk Outlook-kalendrar. Utbildningskalendrarna är till stor hjälp i planeringen och kopplar till resurserna kök och internat. Kansli har en central roll vid bokning av resurser (klassrum, bilar, datautrustning).
• Info-TV vid ingångarna fungerar och utgör en grundpelare i den dagliga interna informationen på enheten.
• Vi har en marknadsföringsplan som beskriver vad vi erbjuder, vem som är målgrupperna för information, med vilka argument vi "säljer" våra utbildningar och vilka kanaler vi använder för att nå målgrupperna.
• Brusaby ledningsgruppen har tagit i bruk en tabell för uppföljning av beslut. Tabellen, även om den slutliga formen ännu är under arbete, har varit till hjälp för organiserande av arbetet.
• Alla reparationsbehov och -beställningar bokas via Buildercom. Både studerande och personal använder systemet vilket ger gårdskarl arbetsro att prioritera och utföra de dagliga underhållsarbetena, liksom att systemet utgör en uppföljning av utförda åtgärder och tidsåtgång.

Gården

• Gårdens övergång till eko-odling är befäst i Agro Sydväst och Axxells styrelse.
• Gården och skogen erbjuder en fungerande undervisningsmiljö för studerande.
• Skogsutbildningen är delaktiga i planering och vård av skogen.

Utveckling

• Totalt åtta assistenthundar har gått ut i arbete (sex via Invalidförbundet och två via Avustajakoirayhdistys). Axxell bistår också med sakkunnigtjänster till användarna via Invalidförbundet. Hundarna har nu ett eget träningsschema som de följer. 
• Två hypohundar har skolats. Den resurs som vikits för hundskolandet har resulterat i två nya modeller för organiserandet av skolandet/ av hundar/ utbildandet av hundförare som sparar enhetens resurser i o m att ansvaret för hundskötandet ligger hos de kommande ägarna. 
• Hittedjursmottagningen har tagit emot 122 katter, 6 hundar och en kanin under 2012. Av dessa hittade 76 katter antingen tillbaka till sitt gamla hem eller till ett nytt hem under året.

Mycket av det man gör under året "glöms bort" i den dagliga brådskan. För sällan utvärderar man också resultatet av arbetet, då nästa uppgift redan väntar.

Som en följd av detta är mitt förslag att ta fram årliga "verksamhetsrapporter" från varje verksamhetsområde, vilka sedan ligger till grund för verksamheten under det kommande året. Ansvaret för "beställandet" och sammanställandet av "resultatrapporter" ligger på enhetschefen medan var och en i personalen ansvarar för en tillräcklig uppföljning av det egna arbetet för att vid verksamhetsårets slut göra en kort sammanställning av det gångna året.